Suatu ketika saya dimintai saran seorang teman, yang kebetulan bergerak dibidang jasa konsultasi. Dia bingung karena pekerjaan untuk memberikan jasa konsultasi ke perusahaan klien kurang berjalan mulus. Apa yang salah? Dari obrolan, waktu untuk mendapatkan data molor karena: a) Orang-orang yang seharusnya memberikan data terlampau sibuk. b) Data yang diberikan salah, dan tidak up to date. c) Masing-masing orang yang diwawancara untuk mendapatkan data saling bertentangan. d) Yang penting lagi, tak ada struktur organisasi yang jelas, tak ada garis yang jelas, siapa lapor siapa, juga garis koordinasi. Namun sebetulnya hal tersebut bisa diatasi atau diminimalkan (karena risiko molor akan selalu ada), jika sejak awal, sejak pembuatan proposal telah ditegaskan bagaimana rencana kerja yang jelas, ada Tim Counterpart dari pihak klien, ada batas waktu pengerjaan setiap tahapan nya, deliverable nya jelas, sehingga nantinya tak ada pertentangan lagi apa yang dimaksud dengan proyek telah selesai dikerjakan.
Tim Counterpart ini penting karena keberhasilan hasil pekerjaan sangat tergantung dari kerjasama antara Tim Counterpart dan Tim Konsultan. Tim Counterpart biasanya dipilih dari orang-orang yang kompeten, memahami permasalahan di perusahaan, sehingga hasil pekerjaan nanti dapat diimplementasikan di lapangan. Sejak awal, harus disepakati bahwa Tim Konsultan akan mendapatkan data-data yang merupakan gambaran perusahaan yang ditelitinya, yang tercermin antara lain dari: Anggaran Dasar, Akte pendirian dan akte perubahan perusahaan yang antara lain menjelaskan Visi dan Misi perusahaan tersebut, Rencana Bisnis Perusahaan (Business Plan), Struktur Organisasi (ini penting agar konsultan mendapatkan gambaran secara lengkap tentang level jabatan serta pengaturan organisasi di perusahaan tersebut).
Deliverable harus jelas, agar klien tahu pasti kapan saat membayar. Deliverable (hasil kerja) adalah obyek berwujud atau tak berwujud yang merupakan hasil pekerjaan proyek, sebagai bagian dari seluruh tahapan pekerjaan. Misalkan, dalam suatu tahapan proyek, tahap pertama Konsultan akan mendapatkan pembayaran pada saat telah memberikan laporan berupa Laporan Gap Analysis, yang diselesaikan dalam waktu 14 hari. Disini harus telah dijelaskan tahapan pekerjaan Konsultan, misalkan pada tahap awal, yaitu Identifikasi Masalah, maka yang akan dikerjakan sebagai berikut:
- Klien telah melakukan penunjukan Tim Counterpart, yang akan membantu Konsultan dalam mengidentifikasi masalah. Tim Counterpart ini akan bermanfaat nantinya pada saat pekerjaan telah selesai, karena Tim Counterpart akan bertugas melakukan sosialisasi ke seluruh jajaran Pejabat/Staf dan pekerja di perusahaan Klien.
- Melakukan review Visi dan Misi perusahaan, serta segmen bisnis (atau unit yang berfungsi sebagai profit center) yang ada pada perusahaan nasabah.
- Review Struktur Organisasi perusahaan, apakah telah memenuhi fungsi kontrol dan manajemen risiko, dengan membedakan antara fungsi maker, checker dan signer (jika maker dan checker jadi satu masih diperkenankan).
- Tim Konsultan melakukan diskusi hasil draft identifikasi masalah dengan Pejabat Kunci di perusahaan
Setelah draft didiskusikan, maka hasil diskusi tersebut menjadi masukan untuk memperbaiki draft tersebut, selanjutnya Konsultan akan menerbitkan Laporan Gap Analysis, yang merupakan hasil Identifikasi Masalah di perusahaan tersebut, dan hasil Laporan tersebut merupakan deliverable, yang merupakan dasar bagi klien untuk melakukan pembayaran kepada konsultan dalam jangka waktu paling lambat 7 (tujuh) hari sejak Laporan tersebut diterima oleh Klien.
Tentu saja tahapan membuat suatu pekerjaan berbeda antara perusahaan satu dan lainnya, tergantung dari jenis industri/jasa perusahaan tersebut. Pekerjaan konsultan bisa dianggap selesai saat Konsultan menyerahkan laporan hasil penilaian perusahaan tersebut, kadang-kadang proyek yang dikerjakan konsultan termasuk dalam melakukan simulasi (untuk mengetahui apakah hasil pekerjaan tersebut dapat diimplementasikan langsung di lapangan), serta sosialisasi. Sosialisasi merupakan fungsi yang penting, karena berdasar pengalaman, permasalahan yang dihadapi dalam pelaksanaan implementasi adalah kurangnya sosialisasi. Oleh karena itu tahap sosialisasi perlu dilakukan agar hasil kerja konsultan yang dibuat dapat dipahami, dan dapat diimplementasikan di lapangan secara efektif.
Dengan semuanya sudah tercantum sejak awal pada proposal pengajuan proyek yang nantinya akan dijadikan dasar dalam membuat Perjanjian Kerjasama jika telah disetujui, maka masing-masing pihak memahami apa batas-batas tugas dan kewajiban masing-masing yang harus dipenuhi agar Hasil Penilaian tepat waktu, kualified dan dapat diimplementasikan langsung di lapangan.
